Michelle Kuijpers van SJG Weert en onze collega Annejet Borgmeier vertellen over de implementatie van AFAS bij SJG Weert. Het doel is om de HR-processen te implementeren en tegelijkertijd een totaaloplossing en optimale inrichting te realiseren voor de domeinen HRM, payroll, financiële administratie, inkoop en logistiek.
Afgelopen jaar heeft SJG Weert een belangrijke stap gezet in het moderniseren van haar HR-processen door de implementatie van het AFAS-systeem. Sinds 1 januari 2024 draait SJG Weert volledig op AFAS voor HRM en payroll.
“Op dit moment bevinden we ons in fase 2, die gericht is op HRM-optimalisatie, en tegelijkertijd fase 3, die zich richt op ERP voor financiële administratie, inkoop en logistiek.
“Het ERP gedeelte, fase 3 van de AFAS implementatie, staat gepland om op 1 januari 2025 live te gaan.” Vertelt Michelle.
De aanloop naar verandering
Michelle Kuijpers begon in mei 2021 als HR-assistent bij SJG Weert. Het huidige salarissysteem vereiste grote updates.
Een voorbeeld daarvan is dat contracten eerder nog per post werden verzonden.
Dit was de reden dat SJG ging kijken, wat er nodig was om deze processen te verbeteren. Zo kwamen ze bij AFAS uit.
Sinds mei 2021 verzenden we de contracten al wel via de mail, maar pas met de implementatie van AFAS hebben we het proces volledig gedigitaliseerd. “We kunnen nu digitaal ondertekenen, wat voorheen niet mogelijk was. Er was destijds nog een fysieke tekenronde vereist.”
Draagvlak creëren
Als tijdelijk bestuurder organiseerde Henri Janssen inspiratiesessies en verdiepingsdagen om binnen SJG Weert en de betrokken afdelingen draagvlak te creëren voor de overstap naar AFAS. Michelle was hierbij betrokken vanuit de HR-afdeling.
“In het eerste kwartaal van 2023 hebben we intensieve verdiepingsdagen gehad,” zegt Michelle. “We wilden zeker weten dat AFAS bij onze organisatie paste en ons vooruit zou helpen.”
Voorbereiding en implementatie
Na een grondige evaluatie werd besloten om met AFAS aan de slag te gaan.
“De overstap naar AFAS was geen gemakkelijke beslissing, maar we waren ervan overtuigd dat het ons zou helpen onze HR-processen te verbeteren,” aldus Michelle.
Fikss werd als implementatiepartner vanaf de start van de voorbereidingen betrokken. Annejet Borgmeier, had vanaf het begin een actieve rol bij het implementatieproject. Nadat Michelle werd aangesteld als projectmanager voor AFAS, werden de werkvoorbereidingssessies met Fikss opgestart en begonnen de interne trainingen bij AFAS.
Dit zorgde voor een goede voorbereiding op de officiële start van het AFAS-implementatie traject in juli 2023.
AFAS essentieel als systeem
Het huidige salarissysteem voldeed jarenlang, maar door technologische vooruitgang en grote updates werd een overstap naar een moderner systeem echt noodzakelijk.
“Dit bracht de vraag naar voren of we het systeem verder wilden ontwikkelen of overstappen. Er zijn niet veel alternatieven op de markt.” Aldus Michelle.
Ze legt uit waarom AFAS essentieel is voor SJG Weert:
“Met AFAS willen we niet alleen de efficiëntie verhogen, maar ook zorgen voor een betere gebruikservaring en toegankelijkheid van het systeem. We willen de werkprocessen eenduidig en zo efficiënt mogelijk inrichten, zodat werkprocessen voor iedereen hetzelfde zijn.”
Daarnaast maken we zo de salarisadministratie toekomstbestendig en blijven we voldoen aan de nieuwste eisen voor efficiëntie en veiligheid.”
“Én een groot voordeel van AFAS is dat het een geïntegreerd systeem biedt voor HRM, Financieel, Inkoop en Logistiek waar al veel ziekenhuizen gebruik van maken.”
Het allerbelangrijkste was de gebruiksvriendelijkheid van het systeem voor alle gebruikers in de organisatie. De doelstelling was dat gebruikers minder tijd kwijt zouden zijn aan administratieve taken, doordat veel functies in één systeem worden geïntegreerd. Dit betekent bijvoorbeeld dat iemand met één keer inloggen alle taken kan zien én kan verwerken.
Vooruitgang en bereikte doelen
De implementatie is op dit moment nog steeds gaande, maar de doelstellingen voor de eerste fase, zoals het betalen van salarissen vanuit AFAS zijn al behaald.
“Er zijn ook al optimalisaties doorgevoerd”, zoals: zegt Michelle.
- Digitale ondertekening van arbeidsovereenkomsten: Contracten kunnen nu volledig digitaal worden ondertekend.
- Arbeidsovereenkomsten worden nu digitaal verwerkt. En de fysieke handtekening is nu vervangen door een digitale handtekening.
- Gebruik van de AFAS Pocket App: Medewerkers kunnen hun HR-taken eenvoudig via de AFAS Pocket App beheren.
- Ouderschapsverlof aanvragen: Medewerkers kunnen ouderschapsverlof zelf aanvragen en hebben inzicht in hun verlofsaldo.
- Toegang tot digitaal dossier: Medewerkers kunnen zelf documenten zoals diploma’s, VOG en BIG-registraties toevoegen aan hun digitale dossier.
Een succesvolle livegang
Annejet Borgmeier van Fikss deelt haar ervaring als projectmanager vanuit het implementatieteam:
“Alle projectleden die aan de implementatie deelnamen, voelden zich verantwoordelijk, deden hun huiswerk en waren kritisch bij de vele testmomenten die we doorlopen hebben, Dit heeft geleid tot een soepele livegang, waarbij de salarissen op tijd betaald werden en iedereen goed geïnformeerd was.“
Fikss heeft een groot deel van het beheer en de trainingen aan AFAS-gebruikers (HR-services) verzorgd. Daarnaast heeft Fikss SJG Weert ondersteund bij specifieke taken, zoals migratie en koppelingen, waarvoor de interne expertise ontbrak.
De onmisbare rol van Fikss
Michelle benadrukt dan ook de grote rol die Fikss heeft gespeeld in dit proces:
“Zonder Fikss hadden we nooit live kunnen gaan,” zegt ze
Fikss fungeerde als een belangrijke sparringpartner en brug tussen AFAS en SJG. Ze hielpen ons niet alleen met het oplossen van problemen, maar ook met het maken van goed doordachte keuzes. Ze zorgden ervoor dat we de AFAS-terminologie begrepen en vertaalden dit naar de praktijk. Hun expertise was echt essentieel, vooral voor de specifieke taken die we alleen tijdens de implementatie moesten uitvoeren.
Leerpunten en tips
Er zijn ook enkele belangrijke leerpunten uit dit proces gehaald die Annejet en Michelle graag delen:
- Investeer in een goede implementatiepartner: Dit helpt kennisgaten te overbruggen en biedt begeleiding in de verschillende fasen van het project van voorbereiding tot livegang.
- Bouw een vertrouwensband op: Vertrouw op de expertise van je team.
- Betrokkenheid van teamleden: De betrokkenheid van teamleden is essentieel voor een succesvolle AFAS-implementatie, omdat hun inzet en samenwerking de basis vormen voor een soepele integratie en optimaal gebruik van het systeem
- Bereid je goed voor en communiceer duidelijk: Dit helpt om medewerkers mee te krijgen in de verandering.
- Investeer in testen: Dit voorkomt problemen na de livegang.
Voortgang en toekomst
De implementatie van AFAS bij SJG Weert was een omvangrijk project, maar door goede samenwerking zijn de doelstellingen uit fase één in relatief korte tijd behaald.
Naast de AFAS-implementatie is SJG Weert op dit moment bezig met de bouw van een geheel nieuw ziekenhuis.
“De nieuwbouw wordt medio 2025 opgeleverd. Daarna volgt de inhuizing en ingebruikname van het nieuwe ziekenhuis. Ook hier wordt hard gewerkt aan een soepele overgang,” vertelt Michelle.
‘We kijken uit naar deze nieuwe fase en de verdere ontwikkelingen voor ons ziekenhuis.’