Verouderde voorraad en inefficiënte communicatie
Binnen het St Jansdal ziekenhuis waren uitdagingen in de werkprocessen rondom het beheer van implantaten merkbaar, die de efficiëntie in het voorraadbeheer en de financiën beïnvloeden. Verouderde voorraad bleef ongebruikt liggen, wat erg in de kosten kon lopen. De communicatie tussen de inkoopafdeling en de OK-assistenten was complex. Doordat alles handmatig besteld moest worden zonder actuele gegevens was dit proces niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig. Het werd duidelijk dat een verandering nodig was om de processen te optimaliseren en beter inzicht te verkrijgen.
De XolveApp: Implementatie vanuit de mens en proces
De implementatie van de XolveApp begon met een stapsgewijze aanpak, waarbij workshops werden georganiseerd om bewustwording te creëren en de teams vertrouwd te maken met de komende veranderingen. Samen met St Jansdal hebben we het functioneel ontwerp van de app zorgvuldig afgestemd op de specifieke behoeften. Er werd een aanpak toegepast waarin vanuit de mens een goed proces werd bedacht, wat leidde tot de technische oplossing in de XolveApp. Mede door deze aanpak, de workshops en de goede communicatie was de twijfel vanuit het personeel snel weggenomen.
De samenwerking verliep erg goed, mede door het enthousiasme van de hele werkgroep.
Dankzij de korte communicatielijnen hebben Alie (St. Jansdal) en Jacob (Fikss) direct contact met de consultants die de app maakten. Hij is zeer deskundig en als hij iets niet weet, weet hij waar hij de informatie kan vinden. Al met al was het een goede samenwerking.
Concrete Voordelen: Geautomatiseerd voorraadbeheer en verbeterde efficiëntie
De implementatie van de XolveApp leverde al snel concrete voordelen op. Het voorraadbeheer en de bestelprocessen werden geautomatiseerd, waardoor verouderde voorraad tot het verleden behoorde en het St Jansdal altijd beschikt over actuele informatie. Het scannen van producten aan de operatietafel wordt nu ook gebruikt om het bestelproces in gang te zettenen, dat zorgt voor een aanzienlijke verbetering in de efficiëntie. Het werd mogelijk om direct te zien welke producten nodig waren en eventuele problemen snel op te lossen. Door dit hele implementatieproces verbeterde ook de samenwerking tussen de inkoopafdeling, de OK-assistenten en de logistiek binnen het ziekenhuis.
Dankzij de app is het makkelijker om te zien welke producten beschikbaar zijn, waardoor de bestellingen veel nauwkeuriger worden. Dit scheelt alle afdelingen tijd en geld. Daarnaast is door het samen implementeren van de XolveApp ook de samenwerking tussen de OK-logistiek, de inkoopafdeling en de financiële afdeling versterkt, met een geautomatiseerde uitwisseling van informatie en een betere afstemming. Door deze automatisering kan iedereen zich nu richten op wat ze daadwerkelijk willen doen: hoogwaardige zorg bieden.
Financieel inzicht en verbeterde communicatie
Hoewel meetbare resultaten nog in afwachting zijn, zijn er al positieve ontwikkelingen merkbaar. Zo heeft het verkrijgen van financieel inzicht in de voorraadwaarde het werk van de financiële afdeling al verbeterd. Zij kregen bijvoorbeeld in week twee na livegang al een extra uitdraai van alle producten die vanaf september over datum gingen. Dit gaf weer een extra stimulans voor inkoop, door dit inzicht kan er tijdig worden besteld. Daarnaast is er een verbetering in communicatie merkbaar tussen de verschillende afdelingen, omdat ze tijdens de implementatie zo nauw moesten samenwerken zoeken ze elkaar nu makkelijker op bij vragen.
Toekomstplannen
Hoewel we al grote stappen hebben gezet door het optimaliseren van de OK-logistiek, is ons werk nog niet klaar. Zo willen we aan de slag met dezelfde automatisering voor bijvoorbeeld de poliklinische OK en kaakchirurgie ‘’Tijdens ons traject met Fikss hebben we kunnen ervaren welke waardevolle kennis en expertise zij in huis hebben. Zo zijn we bijvoorbeeld een proces aan het voorbereiden voor een betere oplossing voor het afhandelen van facturen in de apotheek. Voorraadbeheer wordt momenteel gedaan met behulp van een ander beheersysteem. Echter, de controle van facturen gebeurt nog steeds handmatig, wat aanzienlijk veel tijd in beslag neemt – zo’n 8-10 uur per week. We zijn van plan om in de toekomst samen te werken om te onderzoeken hoe we dit proces kunnen verbeteren.’’ Aldus Alie Floor