Klantverhaal Amsta

Behaal je een AFAS-implementatie succes samen? Wij vroegen het Paul van Groen, teammanager Personeels- en Salarisadministratie bij Amsta. Met bijna 30 locaties, ruim 2800 medewerkers geeft Amsta zorg aan ouderen, mensen met een verstandelijke beperking en Amsterdammers die een steuntje in de rug nodig hebben. Per 1 maart 2022 is de implementatie van AFAS gestart voor HRM, Payroll en Inkoop. Fikss ondersteunt met projectmanagement, functioneel beheer en begeleidt Amsta in testen. ‘Fikss weet waar de knelpunten liggen. Het is een mooie mix van AFAS-ervaring en projectmanagement.’ Hoe gaat de AFAS-implementatie tot nu toe? ‘De implementatie gaat goed! We lopen in het project voor op de vooraf opgestelde planning. Zoals in elk project hebben ook wij uitdagingen die je onderweg tegenkomt. We moeten van twee naar één loonheffingsnummer en de uitwerking hiervan kost natuurlijk tijd. Maar vooralsnog lopen we keurig op schema. Dat schept een hoop vertrouwen. Waarom hebben jullie gekozen voor een samenwerking met Fikss? We zijn via AFAS geadviseerd om in gesprek te gaan met Fikss. Eerlijk gezegd hebben we best even moeten nadenken of we het moesten doen. Dit had niks te maken met het gesprek of vertrouwen, maar met de investering. We hebben de directie toen geadviseerd om in één keer goed te investeren. We willen liever het in één keer goed doen, in plaats van half/half en achteraf geconfronteerd worden met het feit dat je alsnog heel veel herstelwerkzaamheden moet doen. Dat kost achteraf veel meer tijd en geld. Zodoende kwam Fikss in beeld en het gevoel was meteen goed. Fikss voelt als vertrouwd, open en komt de vooraf geschetste verwachtingen na. Fikss weet waar ze het over hebben. Daarnaast is er een hele fijne klik en zijn ze door hun ervaring op de hoogte van de problematiek die er kan opspelen bij zo’n groot project. Naast de projectleider, hebben we nu ook een functioneel beheerder van Fikss aan het werk. Een belangrijke taak voor hem is om onze functioneel beheerders te begeleiden in de overgang naar AFAS. Dit bevalt heel goed, een fijne collega met veel ervaring en expertise.  Welke rol speelt Fikss in jullie implementatie? Een implementatie doe je niet zomaar, je doet een hoop werkzaamheden die je niet gewend bent. Fikss biedt daarin een helicopterview: ze bewaken het overzicht en dat is heel fijn. Zo wordt er niks vergeten. Aan het begin zijn eerst alle processen in kaart gebracht. Dit scheelt achteraf een hoop werk.  Kevin, de projectleider, zit ook in de stuurgroep. Bovendien wordt er veel aandacht gegeven aan verwachtingsmanagement. Om teleurstellingen achteraf te voorkomen dient alles besproken te worden en is er geen plaats voor verrassingen.  Door het inrichten van een vaste AFAS-projectruimte wordt er ook aandacht gegeven aan de samenwerking tussen de mensen uit de werkgroepen binnen het project. Iedereen moet van elkaars werkzaamheden goed op de hoogte zijn. Zo wordt er bij elke fase-afronding even stilgestaan en vieren we de belangrijke momenten in het project gezamenlijk.   Wat is de meerwaarde van Fikss bij Amsta? De ruime AFAS-ervaring, ze weten hoe het werkt. Bij een organisatie als Amsta heb je gewoon externe ondersteuning nodig. Ze begeleiden ons in het gehele project en er is een duidelijke planning. Er wordt niets over het hoofd gezien. Fikss heeft de juiste contacten zoals bij AFAS of Fides waardoor er snel kan worden geschakeld.  Wat ik ook een meerwaarde vind, is dat wanneer mensen vast dreigen te lopen Fikss ze hierop aan kan spreken vanuit hun onafhankelijke positie. Dat is voor mij lastiger omdat ik ook aan de relatie moet denken. Fikss kan vanuit hun rol iedereen scherp houden.   Fikss neemt ons dus een hoop werkzaamheden uit handen waardoor wij ons ook kunnen blijven focussen op de dagelijkse gang van zaken. De deadline voor het betalen van de salarissen staat tenslotte vast. Dit alles geeft mij veel rust en zorgt ervoor dat bij mij het vertrouwen groeit dat het project gaat slagen. Verder wordt de voortgang fantastisch begeleid en waar nodig wordt er direct ingegrepen. Fikss weet uit ervaring feilloos waar de knelpunten liggen. Kortom: een mooie mix van AFAS ervaring en projectmanagement. Een nieuw ERP software pakket brengt veel verandering in de organisatie met zich mee. Hoe gaan jullie daar bij Amsta mee om? De stappen die doorlopen moeten worden zijn voorafgaand in kaart gebracht. Er is oog voor communicatie en er is veel aandacht voor de klankbordgroep. Hierdoor wordt duidelijk hoe de organisatie denkt over de veranderingen. Bij een implementatie is het belangrijk dat de gehele organisatie, dus afgevaardigden van alle afdelingen worden betrokken. In de planning is er rekening gehouden met de maandelijkse verloning. Als de salarisbetaling nadert is de druk vanuit het project op de salarisadministrateurs wat minder waardoor zij  ruimte houden om de dagelijkse werkzaamheden goed uit te kunnen blijven voeren. Als je Fikss in 3 woorden moet omschrijven, welke zijn dit dan en waarom? Krachtig, effectief en betrouwbaar. Effectief omdat ze dit traject niet voor het eerst doen. Ze weten precies op welk moment ze iets moeten doen. Betrouwbaarheid is ook iets wat ik van ze verwacht. Als ik iets vraag komt er altijd een passend antwoord. Weten ze het niet, dan zorgen binnen no-time voor een antwoord. Daarnaast moeten we open en eerlijk naar elkaar zijn. Als ik ergens wat van vind, moet ik dat kunnen zeggen. En ook andersom. Als je op die manier met elkaar kan omgaan, dan heb je een stap gezet.  Door hun open instelling begrepen zij al snel de cultuur binnen Amsta. Ik vind het knap dat ze dit in zo’n korte tijd hebben kunnen bereiken. Ze praten met iedereen dus horen ook veel. Dat maakt het voor het project makkelijker.  Heb je nog tips voor organisaties die gaan starten met een implementatie? Zeker! Als je geen goede voorbereiding hebt, dan ben je achteraf veel verder van huis. Wat ik hiermee bedoel is het in kaart brengen van je huidige processen. Dat is de basis van alles. Die processen die je nu hebt, moet je ook hebben in AFAS.  Daarnaast wil ik meegeven dat het belangrijk is om open en eerlijk naar elkaar te zijn en vooral verwachtingen naar elkaar uit te spreken. Van beide kanten. Fikss heeft ook hun verwachting uitgesproken; wij gaan graag met jullie aan de slag en we willen er een succes van maken, maar we hebben wel de juiste mensen en jullie expertise daarbij nodig. Als je daar tijdens het traject meekomt, ben je veel te laat.  Tot slot wil ik meegeven dat samenwerking met Fikss als heel prettig ervaar. Als ze A zeggen is het ook A, en niet B met een ondertoon. Geen dubbele agenda’s. Ik mag kritisch zijn op Fikss en daar staan ze ook voor open. Dit zijn niet de leukste gesprekken, maar Fikss doet er gelijk wat mee want het project moet slagen. We vechten samen naar dat punt, dat maakt het geheel zo mooi.’